An Track & Trace führt kein Weg vorbei, auch wenn man noch so sehr über den Sinn und Zweck grübelt. Die EU will, dass jedes legale Tabakwarenprodukt über die gesamte Lieferkette (nahezu) in Echtzeit verfolgt werden kann und verspricht sich davon, Schmuggel und Fälschungen einzudämmen. Geht man einmal davon aus, dass 2017 allein knapp 77 Mrd. Fabrikzigaretten verkauft wurden, dann erst wird man sich des riesigen Zahlenvolumens bewusst, das künftig verwaltet werden muss.
Ziel ist also, jede einzelne Packung zurückzuverfolgen. Das funktioniert nur, wenn sie überall dort, wo sie physisch angefasst wird, auch registriert wird, erläutert Guido Bündgen, Head of Corporate Quality Management bei Lekkerland. Um den Weg zu rekonstruieren, muss also jede Stange, Karton sowie Palette einen individuellen Code erhalten.
Die dazu gesammelten Informationen, etwa wann sich ein Karton wo befunden hat, werden über die gesamte Lieferkette in einer zentralen europäischen Datenbank erfasst. Das hat zur Folge, dass sich alle Glieder einer Lieferkette ebenfalls registrieren müssen, also Industrie, Distributoren, Großhändler und Shops sowie Zigarettenautomaten. So können die Codes den Gliedern der Lieferkette zugeordnet und dadurch Waren- sowie Belegflüsse nachvollzogen werden. Denn auch der Belegfluss ist von der Industrie über den Großhandel bis zu den Systemzentralen zu erfassen, unabhängig vom Abrechnungsmodell . Wer was alles melden muss, hat Guido Bündgen anschaulich in der Grafik „Meldepflicht“ zusammengefasst.
Nicht nur Rück-, sondern auch Vorverfolgbarkeit
Für Lekkerland sowie für alle anderen Distributoren verbirgt sich hinter Track & Trace noch eine weitere Hürde: Sie müssen innerhalb der 24 Stunden vor der Auslieferung zum Beispiel das LKW-Kennzeichen bekannt geben. Wenn von einem auf einen anderen LKW geladen wird, wäre das zweite Kfz-Zeichen ebenfalls meldepflichtig.
Zu diesen sehr komplexen Rahmenbedingungen gesellt sich ein äußerst enges Zeitfenster für die Umsetzung: Die EU hatte die technischen Spezifikationen erst Ende 2017 bekannt gegeben, voraussichtlich werden sie aber erst Mitte Mai 2018 rechtskräftig. Dies hat Auswirkungen auf diverse Fristen, die dort genannt sind, ohne dass sich der Endtermin – also der 20. Mai 2019 – ändert. Erst dann stehen viele Details für die Einführung der Sendeverfolgung fest. Den Herstellern und Händlern bleibt nur sehr wenig Zeit, die technischen Anforderungen zu bewältigen und sich auf den dauerhaften bürokratischen Aufwand vorzubereiten.
Zumal alle Details auch dann noch nicht klar sind: Wenn die Rechtsakte Mitte Mai rechtskräftig werden, hätte die EU beispielsweise bis Mitte Januar 2019 Zeit, den IT-Provider zu benennen, der die zentrale europäische Datenbank betreibt. Dieses Unternehmen hat wiederum nur zwei Monate Zeit, die konkreten Systemspezifikationen zu erstellen, die die technischen Details für die europäische Datenbank beschreiben. Erst im Anschluss kann Track & Trace auch wirklich getestet werden.
In dem Fall, dass alle Fristen ausgereizt werden, bleibt den Beteiligten nur wenig Zeit für die interne Umsetzung. Lekkerland bereitet sich seit Jahren intensiv auf die Einführung von Track & Trace vor und beginnt sukzessive mit der Umstellung der internen logistischen Prozesse. Auf Basis der aktuell vorliegenden Informationen berät der Fachgroßhändler seine Kunden bei den Vorbereitungen auf Track & Trace und arbeitet daran, ihnen Lösungen zur Verfügung zu stellen, die dann in den kommenden Monaten kontinuierlich angepasst werden.