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Vorbei die Zeiten, als die Umsatz-Aufzeichnung eines einzigen Tages reichte. Das Bundesministerium der Finanzen hat dem vor sechs Jahren einen Riegel vorgeschoben, aber noch eine Übergangsfrist für alte Kassen toleriert, und die läuft in zweieinhalb Monaten ab. Ab dann müssen alle Registrierkassen die erfassten Verkäufe im Detail und unveränderbar aufzeichnen, also GoBD-konform sein, wie es im Amtsdeutsch heißt. Im vollen Wortlaut: Sie müssen den „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ entsprechen. Mit einer Verdichtung oder etwa der Rechnungsendsumme geben sich die Finanzämter nicht zufrieden. Jedes verkaufte Produkte muss künftig zehn Jahre lang elektronisch archiviert werden.
Mit der Regelung soll die Manipulation von Umsatzdaten erschwert werden. Sie trifft in weiten Kreisen auf Akzeptanz, um Steuerhinterziehungen zu bekämpfen. Der Bundesrechnungshof spricht von 10 Mrd. Euro, die dem Fiskus dadurch verloren gehen. Manchem Steuerexperten ist das zu niedrig angesetzt, sie gehen sogar vom Doppelten aus.
Paradox scheint zwar, dass Behörden zur digitalen Einzelaufzeichnung verpflichten, die so genannte offene Ladenkasse aber weiterhin erlaubt ist, denn niemand darf zum Einsatz einer elektronischen Kasse gezwungen werden. Ungefähr 40 Prozent der Händler in Deutschland sollen noch keine haben. Doch ohne die geht es nicht. „Es ist praktisch unmöglich, die Bücher manuell einwandfrei zu führen“, argumentiert Roland F. Ketel vom Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik (DFKA) zu recht.
In der Praxis bedeutet das, dass Shop-Betreiber alle notwendigen Daten bei einer Prüfung durch die Finanzverwaltung bereitstellen müssen, erklärt der DFKA. Dies kann nicht nur im Rahmen regulärer Betriebsprüfungen, sondern auch bei den verstärkt stattfindenden Kassennachschauen, die keinesfalls angekündigt werden, passieren.
Dass das insbesondere Kleinflächen, also C-Stores, dem Presse- und Tabakwarenfachhandel usw. treffen kann, weiß Rüdiger Hoffmann, Geschäftsführer des gleichnamigen Ingenieurbüros, das Kassensysteme entwickelt. „Überraschungsbesuche durch einen Finanzbeamten sind keine Seltenheit. Schließlich handelt es sich nicht um eine Betriebsprüfung.“ In solchen Fällen sei es hilfreich und ratsam, alle geforderten Dokumente schnell zur Hand zu haben. Ansonsten bestehe die Gefahr, dass das Finanzamt die Einnahmen schätze, leider oft zu Ungunsten des Steuerzahlers, der dann mit entsprechenden Nachzahlungen zu rechnen hat.
Um der Sorgfaltspflicht für eine ordnungsgemäße Buchführung nachzukommen, raten Hoffmann sowie Ketel allen Kassenanwendern, sich mit den Lieferanten ihrer Kassen möglichst kurzfristig in Verbindung zu setzen. Es sollte geklärt werden, ob die bestehenden Systeme den neuen Anforderungen entsprechen. Falls nicht, ist es höchste Zeit zu handeln. Ketel ist nämlich überzeugt, dass noch sehr viele Kassen ohne Speicher existieren. Und angesichts des großen Investitionsstaus seien alle Nach- und Umrüstungen sowie mögliche Erneuerungen nicht mehr fristgerecht zu realisieren.